Sistema: Tudo o que você precisa saber está aqui!
O sistema ERP — sigla em inglês para “Enterprise Resource Planning”, que significa “Planejamento de Recursos Empresariais”, em português — é um sistema de gestão que integra os diversos setores necessários para o funcionamento de uma empresa, tais como compras, vendas, estoques, finanças, e assim por diante.
Consolidando dados de todas essas áreas em nosso sistema LERGAN é o que o torna o uma ferramenta essencial para qualquer empresa que deseja ter processos automatizados e informações precisas que ajudem na tomada de decisão.
Apesar de muitos gestores desconhecerem essa solução, ou acreditarem que ela seja complexa demais, o nosso sistema LERGAN pode beneficiar todo tipo de empresa, grande ou pequena, cada qual de acordo com suas necessidades.
Daremos um panorama completo sobre o sistema, mostrando como ele pode ajudá-lo a facilitar os processos internos e solucionar várias dificuldades na sua empresa. Continue a leitura para saber mais!
A necessidade de automação nas empresas
Administrar uma empresa nos dias de hoje envolve lidar com um grande volume de dados. Informações financeiras (consolidadas e projeções), cadastro de funcionários e clientes, dados sobre o volume de vendas, códigos de produtos, listas de fornecedores, prazos e muito mais.
O registro de tudo isso, quando feito de forma manual, ou mesmo minimamente informatizado — como em planilhas de Excel, por exemplo —, apresenta não só uma série de riscos, como erros ou perda de dados, mas também de retrabalho, duplicação de tarefas, necessidade de verificação a cada etapa etc.
O mesmo tipo de problema pode acontecer em empresas que optam por utilizar sistemas específicos para o controle de cada departamento, isto é, sem nenhum tipo de integração. Veja alguns exemplos: o RH é o setor responsável por controlar o registro dos funcionários da empresa, mas é o departamento financeiro que controla a folha de pagamento e os impostos devidos.
Da mesma forma, o departamento de marketing precisa de informações sobre a venda de determinados produtos para planejar campanhas futuras, enquanto a frente de caixa registra a saída desses produtos da loja e o departamento de compras gerencia o saldo de estoque para realizar o pedido no momento certo.
Já imaginou como seria difícil orquestrar tudo isso sem o apoio do nosso sistema de gestão LERGAN?
É por isso que contar com uma solução única, que integre de maneira definitiva todas as áreas da empresa, se faz indispensável para o gestor que deseja ter uma visão ampla e verdadeira de seu negócio. Ao realizar todas essas tarefas em um sistema de gestão ERP, o administrador tem a garantia de que a comunicação e a troca de informações entre os departamentos seja mais ágil e eficiente, trazendo inúmeros benefícios para a empresa como um todo.
Sistema LERGAN para integração dos processos
Como falamos, o sistema LERGAN oferece a integração necessária para otimizar processos e garantir a consistência e a segurança dos dados entre os diversos departamentos que compõem uma empresa. Algumas das vantagens oferecidas pelo sistema LERGAN são:
- Geração de relatórios a partir de informações consolidadas;
- Processos mais simplificados devido à integração dos setores — o que aumenta a produtividade, reduzindo custos operacionais e de gerenciamento;
- Usuários colaboram de maneira mais efetiva, compartilhando dados em contratos, pedidos de compra, vendas e outras transações;
- Consistência nas informações geradas, alinhando todas as atividades empresariais;
- Redução de riscos por meio de melhorias na integridade dos dados e dos controles financeiros.
Outro ponto de destaque é que, no passado, para possuir um sistema na sua empresa, o empreendedor precisava construir toda uma infraestrutura de TI, para poder alojar e operar esse sistema. Hoje em dia, existem diversos tipos de sistemas no mercado, suas funcionalidades são acessadas através da internet, diminuindo consideravelmente o tempo e os custos de implantação.
Sistema LERGAN para diferentes tipos de comercio
Com tamanha importância na gestão de empresas, talvez você esteja se perguntando se todos os sistemas são iguais.
A resposta é não. Existe sim uma estrutura básica que pode ser comum a diferentes sistemas — vamos falar dela mais adiante — mas, assim como cada empresa tem suas particularidades, o nosso sistema LERGAN também tem e ele pode ser bem flexível.
Por isso, a maioria dos sistemas do mercado hoje oferece alguma possibilidade de personalização para que o empreendedor consiga ajustar os módulos e funcionalidades do sistema LERGAN de acordo com o funcionamento da sua empresa.
No entanto, melhor ainda do que a customização, é encontrar um software que foi desenvolvido para mercados específicos, que considera processos e desafios inerentes daquele segmento.
Um sistema especializado em lojas de cosméticos, por exemplo, precisa oferecer recursos que facilitem a gestão de estoque, respeitando o tipo de produto que é oferecido nesse tipo de comércio, bem como ajude o gestor a entender o perfil de compra dos clientes da loja.
Dessa forma, fica mais simples controlar o giro dos produtos e garantir a disponibilidade para pronta entrega, respeitando a demanda e as sazonalidades, sem ter um excesso de mercadoria em estoque. Este é apenas um exemplo, de uma situação muito comum no varejo de materiais de construção, que pode ser facilmente solucionado com o uso do nosso sistema LERGAN especializado.
Outro setor que requer funcionalidades bem específicas é o de supermercados. A alta variedade de produtos oferecidos dentro desse tipo de varejo cria um grande desafio de gerenciamento de inventário.
Um sistema que ajude a manter o cadastro de produtos sempre atualizado, controle a entrada e saída de mercadorias de maneira integrada, calcule volume de vendas e facilite a gestão de compras e a estratégia de marketing de acordo com a sazonalidade, pode ser um divisor de águas na gestão de um supermercado.
Por isso, quando o software é pensado e desenvolvido para atender a um setor específico, sua implementação se torna mais simples e pode, inclusive, resultar em melhorias de processos e organização, sem demandar um grande volume de customização para atender apenas aquela empresa em particular.
O funcionamento do sistema LERGAN na prática
O nosso sistema LERGAN, por meio de sua gestão integrada de dados, oferece a automação de diversos processos, permitindo uma redução de custos da operação e um aumento de rentabilidade.
No entanto, pesquisas indicam que, em algumas empresas, apenas 27,6% das funcionalidades de um sistema são utilizado. Isso mostra que existe um enorme potencial de utilização e de melhorias a ser explorado, ao mesmo tempo em que, mesmo um uso básico desta ferramenta, já apresenta benefícios reais para o gestor e para a empresa.
A seguir algumas aplicações e tarefas que podem ser automatizadas no dia a dia do varejista com o uso de um sistema LERGAN. Confira!
Estoque
O controle de estoque é uma das atividades que mais pode ser automatizada com o sistema LERGAN. Isso porque quando todo o processo de compra, entrada e saída de mercadorias é feito através do sistema, o gestor passa a contar com a ajuda da tecnologia para contabilizar os saldos disponíveis de cada mercadoria que comercializa.
Assim, fica mais simples identificar períodos em que um determinado produto vende mais, ou ainda, o momento certo de realizar a compra com o fornecedor.
Outra aplicação do sistema LERGAN, para quem atua tanto com lojas físicas quanto virtuais, é consolidar, através do sistema, a gestão integrada dos estoques, controlando dentro de uma única ferramenta as vendas online e offline.
Além disso, o sistema LERGAN atua em processos como balanço e inventário de estoque, ajudando na contagem de itens e automatizando a identificação de possíveis falhas no controle dos processos.
O sistema LERGAN também gera relatórios para o acompanhamento de indicadores do negócio, permitindo, inclusive, auditorias.
Compras
Um sistema integrado de gestão permite que o empreendedor realize compras melhores, pois pode se basear em dados históricos sobre as vendas para realizar pedidos. Além disso, o próprio sistema LERGAN pode gerar sugestões de compras a partir de fórmulas que avaliam os níveis de estoque e o tempo médio de cada fornecedor.
Com um controle mais eficiente sobre as compras, vendas e estoque, o gestor tem melhor visibilidade sobre o giro das mercadorias, conseguindo otimizar seu fluxo de caixa ao manter estoques mais enxutos.
Vendas
Nas vendas, o sistema LERGAN oferece fácil acesso às informações sobre os produtos, tanto em termos de descrição e características técnicas, quanto de preço e saldo de estoque, permitindo aos vendedores oferecer um atendimento personalizado aos seus clientes — fator importantíssimo no mercado varejista.
Nos casos de lojistas que trabalham com vendas em lojas físicas e online simultaneamente, o sistema LERGAN também ajuda com a gestão integrada de estoques, garantindo que um produto não seja ofertado a dois clientes diferentes. Isso quer dizer que, se um produto é vendido na loja física, ele será automaticamente retirado do e-commerce, graças a integração entre os sistemas.
Essa integração, além de ser vantajosa por questões práticas e logísticas, também oferece ao cliente uma experiência mais uniforme, em qualquer forma de interação que tiver com a loja.
Já do ponto de vista do gestor, a possibilidade de obter dados sólidos e detalhados sobre as vendas permite que a gerência acompanhe as demandas do negócio de maneira muito mais precisa.
Saber quais são os itens mais vendidos e que precisam de reposição de estoque mais frequente, ou identificar dias e horários de maior movimento que precisem de algum reforço no atendimento são alguns exemplos das informações que podem ser facilmente adquiridas por meio do sistema LERGAN.
Relacionamento com o cliente
Conhecer bem seus clientes é a melhor maneira de gerar mais oportunidades de negócio. Ter um cadastro com informações detalhadas permite que a sua loja interaja com o cliente de maneira mais personalizada e assim aumente as vendas.
Alguns sistemas possuem um módulo CRM (Customer Relationship Management), que é voltado para a gestão de relacionamento com o cliente. Outros, integram com soluções externas específicas para essa função. O importante é manter o registro dos clientes bem atualizado, de modo que seja possível criar um perfil do público que o estabelecimento atende, entendendo melhor suas preferências e hábitos de consumo
Contas a receber
Um dos maiores problemas para qualquer empresa é lidar com clientes que não pagam as contas em dia. Ter um sistema que automatiza esse controle, não só ajuda na organização, como pode diminuir o impacto que os maus pagadores causam ao seu fluxo de caixa.
Para isso, uma das funcionalidades disponíveis no sistema LERGAN é a análise de crédito, que avalia o risco de negociar com determinados clientes. Por meio dessa avaliação, a loja consegue definir quanto de crédito está disposta a liberar para cada cliente. Assim, na hora da venda, o sistema indicará ao vendedor alguns critérios para a negociação, alertando em casos que exigem uma atenção especial da gerência.
Além disso, o registro sistemático de todos os dados no sistema LERGAN permite visualizar rapidamente todas as contas em aberto, quantos clientes estão inadimplentes e por quanto tempo. Também é possível utilizar o sistema para enviar notificações de cobrança automática para os clientes, avisando-os sobre o vencimento das parcelas.
Recursos humanos
A gestão do departamento pessoal também pode se beneficiar do nosso sistema LERGAN. O cálculo de comissões e a análise de desempenho dos vendedores, por exemplo, são informações muito mais fáceis de serem visualizadas com um sistema que já é alimentado com dados sobre as vendas.
Avaliar a performance de funcionários através de dados operacionais concretos pode ajudar a identificar mecanismos de recompensa, uma estratégia excelente para melhorar os resultados.
Financeiro
Uma das principais características do sistema LERGAN é permitir que o fluxo de caixa seja resultado direto da integração das diferentes áreas da empresa que o utilizam, já que ele é alimentado com informações ao longo de todo o processo: pedidos de compras, pagamento de fornecedores, vendas e outras movimentações financeiras.
Com essa integração e automatização do controle financeiro, fica muito mais fácil visualizar receitas, despesas, saldos de caixas e das contas, fazer previsões para os próximos períodos e avaliar a saúde financeira da empresa como um todo.
A capacidade de obter dados em tempo real e fazer previsões de curto, médio e longo prazo, também permite ao gestor identificar o momento certo de realizar certos investimentos, necessários para o crescimento da empresa.
Além disso, a automatização garante consistência dos dados e rapidez na hora de gerar demonstrativos de resultados (DRE) e relatórios gerenciais estratégicos, acelerando a tomada de decisões.